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더 스마트해진 나의 동료

문득 알았다. 구글슈트Gsuit의 주화면이 예전하고 좀 다름을. 자세히 보니까 구글슈트Gsuit 초기화면으로 들어가니까 자동문서추천 기능하고 파일정렬기능을 조절하는 스위치가 있었다.


구글슈트 자동문서추천 기능


구글슈트 첫 화면, 내 드라이브에 들어가니까 폴더와 루트 위치의 파일만 있던 기존과는 달리 위에 빠른액세스라는 항목이 생겼다. 그리고 오늘 수정한 문서, 이번 주에 수정한 문서, 이번 달에 수정한 문서를 비롯해, 이번 달에 열었던 문서 중 하나를 표시하고 있다. 구글문서부터 시트, 그리고 구글포토스에 자동업로드 된 사진까지 빠른액세스 추천의 대상이 된다.

내게 추천한 문서를 미루어볼 때 가장 자주 열어 수정한, 구글슈트가 판단하기로 가장 중요한 문서를 기준으로 뽑아주는 것 같다. 늘 같은 문서를 쓰기 위해 구글슈트 폴더를 일일히 타고 들어가던 내겐 영민한 파트너같은 기능. 



설정을 통해 제어 가능


맨 처음에 이 화면과 만났을 때 이와같은 팁 창이 같이 떠 있다. 현재 시각에 맞게 확인할 문서를 추천받으라는 구글슈트의 권유와 함께 기능활성화 여부를 묻고 있다. 사용중지를 누르면 더이상 이같은 화면이 뜨지 않고, 확인을 누르면 기능이 계속 활성화된다.

물론 추후에 설정에서 빠른액세스를 해제해도 된다.


구글슈트 폴더, 파일정렬기능


구글슈트 폴더 우측 상단에 최종 수정 날짜라는 글씨가 있었다. 이걸 한번씩 누를때마다 화살표가 위 아래로 바뀐다. ↑표시가 되어있을 때는 역순으로 가장 과거에 수정했던 파일과 폴더들이 위로 오고 ↓표시일 때는 최종수정날짜가 최근인 것부터 순차적으로 배열된다.

이것도 좋은 기능인데, 저 정렬버튼에 좀더 눈에 잘 띄게 되었으면 좋겠다는 생각이다. 아울러 최종수정날짜 기준 말고, 가장 많이 열어 본 문서 순서로도 정리할 수 있도록 했으면, 하는 아쉬움이 있다.


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일정 등록 100번 누를 것을 한번에

시트로 세운 계획, 구글캘린더로


구글 캘린더를 써 오면서 느껴오던 불편이다. 구글시트에서 한달 계획을 세우면 구글캘린더에 다시 2차적으로 등록을 해야했다. 그래서 일정을 짜는 것과 일정을 등록하는 방식 사이가 좀 가까워졌으면 하는 바램이 있었다. 그래서 인터넷을 뒤져보았다.


역시 잘 쓰시는 분들은 엑셀을 이용해 일찌감치 그렇게 쓰고 계셨다. 여러가지 방법이 있었지만, 가장 보편적으로 쓰이는 건 엑셀파일로 서식을 만든 뒤 CSV파일로 내보내 캘린더로 불러오는 방식이었다. 공유된 xlsx서식을 다운받아 나도 내 캘린더에 적용해보았다.




구글시트 파일 내보내기


주의할 점은 엑셀이나 구글시트상에서 Starttime과 EndTime에 24시간이 아닌 12시간제를 적용해야 하며, 종일일정을 원치 않으면 All Day Event에 FALSE라고 해야 한다는 것이다. 반대는 TRUE라고 해야 한다. 


시트에서 작성을 마쳤으면 CSV값으로 내보낸다. 구글캘린더에서는 CSV값과 ICAL값만 불러들일 수 있다. 원래 CSV값은 엑셀같은 시트나 엑세스같은 데이터베이스 프로그램에서 자료를 읽는 파일 방식이다. CSV 안에서는 모든 서식이 제거되며 쉼표 단위로 데이터값만 나열되게 된다. 




구글캘린더에서 CSV파일 불러오기



캘린더 설정으로 들어가면 캘린더 가져오기 버튼을 발견할 수 있다. 여기서 아까 내보낸 CSV파일을 불러온다. 별 이상이 없으면 일정을 가져왔습니다. 처리했습니다. 라고 캘린더가 보고를 해 올 것이다. 


자, 그럼 구글캘린더로 돌아가서 제대로 캘린더에 일정이 저장되었는 지 확인을 해 보자.


어떻게 해도 종일일정으로 저장되어 있는 내 캘린더 대체 왜?




여기서 이상한 일이 생겼다. 분명 아까 구글시트에서는 AllDayEvent에 False라고 입력을 했는데, 등록된 일정은 시간이 깡그리 무시된 채 종일에 체크되어 있는 것이다. 이렇게 되면 구글시트로 등록을 해놓더라도 다시 캘린더에 들어가서 일일히 시간을 지정해주어야 한다.


왜 그런가, 했더니 프로그램 문제였다. 구글시트에서 작성해서 컴퓨터로 내보낸 것을 읽어들여서 CSV파일로 만들어줄 때 종전에는 엑셀뷰어를 사용하는데, 그러면 위와 같은 오류가 생긴다. CSV로 내보낼 때는 반드시 엑셀이나 한쇼, 등 오피스 급을 이용할 것. 현재는 그렇다. 한글2014를 깔아서 한쇼로 돌렸는데, 잘 되더라. 첨부파일로 캘린더 일정 등록 관련 엑셀 양식을 올린다. 

구글시트에서 캘린더로 공유 실험.csv

잘 돌아간다. 기막힌 위치표시




아까 시트에서 Location에 경복궁이라고 써 놓으니, 캘린더 상에 지도보기 버튼으로 이렇게 일정 위치를 확인할 수 있다. 시트에 집이라고 쓰니까, 내가 애초에 구글에 집이라고 등록해둔 곳의 위치가 표시된다. 직장이라고 써도 마찬가지일 듯 하다. 


모든 일정이 종일로 표시되는 버그는 해결하니 속이 시원하다. 이제 일정을 구글캘린더에 효율적으로 계획하고 등록할 수 있을 듯. 엑셀이나 구글시트로 이렇게 간편하게 일정등록이 가능하다니, 정말 비서가 따로 없다.

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